Quality of hire meten met bestaande data: drie praktische indicatoren

Quality of hire is de mate waarin een nieuwe medewerker bijdraagt aan de doelen van uw organisatie. Direct meten is lastig, maar u kunt het met bestaande data benaderen via drie indicatoren: eerste functioneringsscore, tijd tot volledige inzetbaarheid en behoud na zes maanden. Zo meet u morgen quality of hire zonder extra budget.

U berekent de drie indicatoren uit gegevens die u al heeft in uw ATS en HR-administratie. De aanpak sluit aan op data-gedreven recruitment. U leest ook wanneer de methode minder zegt en hoe u de uitkomsten omzet in acties.

Drie proxy-indicatoren voor quality of hire

Een directe meting van quality of hire zou vereisen dat u de bijdrage van een nieuwe medewerker isoleert van het team, de inwerkperiode en de markt. Dat is praktisch bijna nooit haalbaar. Daarom werkt u met proxies: signalen die samenhangen met de kwaliteit van een aanname, maar die u wel kunt meten.

Welke gegevens u verder automatisch kunt verzamelen, leest u in Welke recruitment data kun je automatisch verzamelen?.

Eerste functioneringsscore

Dit is de beoordeling die een nieuwe medewerker krijgt tijdens het eerste formele functioneringsgesprek, meestal na 3–6 maanden. U haalt de score uit uw HR-systeem of uit het verslag van de leidinggevende.

Bereken het gemiddelde voor een groep medewerkers in dezelfde functie en periode. Gebruik een vaste schaal, bijvoorbeeld 1–5 of onder, op of boven niveau. Hoe constanter de timing en de schaal, hoe betrouwbaarder de vergelijking. Vergelijk alleen dezelfde functie en hetzelfde niveau. Een senior specialist en een junior medewerker in één groep maken de score onbruikbaar.

Een gemiddelde score onder uw interne norm, of een grote spreiding binnen de groep, is een signaal dat uw selectieproces regelmatig mensen toelaat die niet goed passen bij de functie.

Tijd tot volledige inzetbaarheid

Dit is het aantal weken vanaf de startdatum tot een medewerker zelfstandig functioneert volgens de norm van de functie. U hoeft dit niet tot op de dag nauwkeurig te meten. Een inschatting van de teamleider is voldoende.

De berekening is opnieuw een gemiddelde. Voorbeeld: drie medewerkers met een inwerktijd van 5, 8 en 11 weken hebben samen een gemiddelde van 8 weken. Noteer per medewerker wie de inschatting maakt en op welke datum, zodat u later niet terug hoeft te raden.

Een oplopende gemiddelde inwerktijd kan wijzen op te hoge eisen in de vacaturetekst, een mismatch tussen verwachting en werkelijkheid, of een onboardingsproces dat meer aandacht nodig heeft.

Behoud na 6 maanden

Dit is het percentage aangenomen medewerkers dat een half jaar na indiensttreding nog in dienst is. De berekening is: (aantal hires van zes maanden geleden dat nog in dienst is / totaal aantal hires van zes maanden geleden) × 100.

De gegevens haalt u direct uit uw ATS of HR-administratie. Hires die korter dan zes maanden geleden zijn gestart, neemt u niet mee. Heeft u daardoor minder dan vijf hires in een groep, combineer dan twee kwartalen of vergelijkbare functies.

Vroege uitstroom heeft niet altijd met de aanname te maken. Daarom combineert u deze indicator met de eerste twee. Een hoog uitstroompercentage samen met lage functioneringsscores en een lange inwerktijd wijst sterker op een structureel selectieprobleem.

Praktijkvoorbeeld: meten bij een customer service team

Een organisatie in Rotterdam neemt in het eerste kwartaal tien customer service medewerkers aan. In september zijn alle gegevens beschikbaar. De cijfers hieronder zijn voorbeeldcijfers om de berekening te laten zien.

Data verzamelen

Het ATS levert de namen, aannamedata en functie. HR levert de eerste functioneringsscore op een schaal van 1–5 en de eventuele uitstroomdatum. Drie teamleiders vullen per medewerker de tijd tot volledige inzetbaarheid in weken in. Zet alles in één bestand met één rij per medewerker.

Berekening

De gemiddelde functioneringsscore is 34,5 / 10 = 3,45 op een schaal van 1–5. De gemiddelde tijd tot volledige inzetbaarheid is 90 / 10 = 9,0 weken. Het behoud na zes maanden is 7 / 10 × 100 = 70%.

Stel dat in dezelfde functie het jaar ervoor de gemiddelde score 4,0 was, de inwerktijd 6,5 weken en het behoud 85%. In dit voorbeeld vallen de nieuwe cijfers dan op alle drie de indicatoren lager uit.

Interpretatie

In dit voorbeeld vertrokken precies de drie medewerkers met een score onder de 3,0. Zij hadden ook de langste inwerktijd: 11, 14 en 16 weken. Dat patroon maakt een selectieprobleem waarschijnlijker dan alleen een onboardingprobleem.

De organisatie besluit daarom de vacaturetekst te herzien en de screeningcriteria aan te scherpen op stressbestendigheid en zelfstandig werken. Daarnaast krijgen de teamleiders een checklist voor de eerste zes weken om eerder te signaleren wie achterblijft.

In uw eigen data ziet u zo'n patroon pas als u per medewerker de drie waarden naast elkaar legt. Kijk niet alleen naar het groepsgemiddelde.

Voordelen en beperkingen van deze aanpak

Voordelen

• U werkt met data die u al heeft, zonder extra budget of externe partij.
• De meting is objectiever dan een losse indruk van een leidinggevende over goede of slechte aannames.
• U ziet trends per kwartaal, functie of hiring manager.
• U krijgt een concrete basis om selectie- en onboardingsbeslissingen te verbeteren.
• U kunt de berekening in een spreadsheet doen; er is geen datateam voor nodig.

Beperkingen

• De indicatoren tonen een verband, geen oorzaak. Ook het team, de manager en de inwerkperiode beïnvloeden functioneringsscores en uitstroom.
• Bij minder dan vijf hires per groep kunnen percentages en gemiddelden sterk schommelen. Combineer dan kwartalen of vergelijkbare functies.
• Functioneringsscores zijn alleen bruikbaar als verschillende leidinggevenden dezelfde schaal op dezelfde manier gebruiken.
• Behoud na zes maanden zegt weinig bij functies met een lange inwerkperiode, zoals senior specialisten of leidinggevenden. Gebruik daar eerder twaalf maanden.
• Culturele fit meet u met deze drie indicatoren niet direct.
• Voor eenmalige, zeer specialistische rollen met één hire per jaar is deze aanpak te dun om betrouwbare conclusies te trekken.

Morgen meten: een stappenplan

Stap 1: Kies één veelvoorkomende functie. Neem een functie met minstens vijf aannames in de afgelopen twaalf maanden. Dan heeft u genoeg data voor een eerste vergelijking. Heeft u minder dan vijf aannames, combineer dan twee kwartalen of twee vergelijkbare functies.

Stap 2: Exporteer alle aannames van de afgelopen 12 maanden uit uw ATS. Zet aannamedatum, functie en hiring manager in het bestand. Werkt u met een systeem waarin ATS en kandidatendatabase samenkomen, zoals Applyfin, dan staan deze gegevens in één omgeving. Sla het bestand op met één rij per aanname.

Stap 3: Vraag bij HR de eerste functioneringsscore en de eventuele uitstroomdatum op. Haal deze gegevens uit uw HR-systeem of uit de verslagen van leidinggevenden. Werk op groepsniveau om privacy te respecteren. Gebruik geen namen in het managementoverzicht; een medewerkernummer is voldoende.

Stap 4: Laat teamleiders per medewerker de tijd tot volledige inzetbaarheid inschatten. Spreek een vaste norm af, bijvoorbeeld het gemiddelde aantal weken dat een ervaren medewerker nodig heeft om zelfstandig te functioneren in dezelfde functie.

Stap 5: Bereken per indicator het gemiddelde en vergelijk per kwartaal of per hiring manager. Hoe u die vergelijking opzet en presenteert, leest u in Hoe analyseer je je wervingsresultaten?.

Stap 6: Bespreek de uitkomsten in uw volgende recruitmentoverleg. Vertaal de cijfers naar concrete acties, bijvoorbeeld een aangepaste vacaturetekst, andere screeningcriteria of een verbeterd inwerkprogramma.

Begin morgen met stap 1 en 2. Kies een functie met voldoende aannames en exporteer de data. Alleen die export geeft u al een eerste gespreksonderwerp voor uw volgende overleg.