Algemene Voorwaarden
1. Inleiding en reikwijdte
Applyfin B.V., een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid naar Nederlands recht, statutair gevestigd te Utrecht en kantoorhoudend aan de Wittevrouwenstraat 38B, 3512 CV Utrecht, Nederland, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 92570968 (hierna: Applyfin), is een gecombineerde Recruitment Process Outsourcing (RPO)- en ATS-dienstverlener. Applyfin exploiteert een multi-tenant SaaS Applicant Tracking System waarmee werkgevers hun werving- en selectieproces beheren, en voert daarnaast, geheel of gedeeltelijk, werving- en selectieactiviteiten uit namens haar klanten.
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op:
Het Applyfin Platform en alle daarin opgenomen functionaliteit, waaronder zoekopdrachten, shortlisting, vacaturedistributie en talentpools;
De carrièrepagina's die Applyfin namens haar klanten host op de door hen gekoppelde (sub)domeinen;
De beheerde uitvoering (RPO) en alle add-ons die de Klant afneemt;
Alle offertes, aanbiedingen en overeenkomsten die daarop betrekking hebben.
Applyfin hanteert drie samenhangende documenten:
Deze algemene voorwaarden regelen de commerciële en gebruiksafspraken tussen de Klant en Applyfin: pakketten, tarieven, looptijd, gebruik van het Platform, aansprakelijkheid en beëindiging.
De Verwerkersovereenkomst regelt de verwerking van persoonsgegevens die Applyfin namens de Klant uitvoert, zoals bedoeld in artikel 28 AVG. Zij is een Bijlage bij deze voorwaarden en komt op hetzelfde moment tot stand.
Het Privacy- en Informatiebeveiligingsbeleid legt aan sollicitanten, kandidaten en bezoekers uit hoe Applyfin met hun gegevens omgaat, en werkt de beveiligingsmaatregelen en de AI-governance nader uit.
Gaat het over de bescherming van persoonsgegevens, dan prevaleert de Verwerkersovereenkomst boven deze voorwaarden. Voor al het overige geldt de rangorde van artikel 4.
Deze voorwaarden zijn van toepassing op zakelijke klanten. Applyfin contracteert niet met consumenten.
2. Definities
2.1 In deze voorwaarden wordt verstaan onder:
Applyfin: Applyfin B.V., de besloten vennootschap zoals omschreven in artikel 1.
Balans: het door de Klant vooruitbetaalde tegoed binnen de Company, waaruit alle verbruiksafhankelijke diensten worden voldaan.
Bijlagen: de Verwerkersovereenkomst, het Privacy- en Informatiebeveiligingsbeleid en, indien van toepassing, de Offerte en de SLA.
Company: de bedrijfsomgeving die de Klant binnen het Platform aanmaakt en beheert, en waarbinnen zijn gegevens, gebruikers en vacatures zijn ondergebracht.
Consent-functionaliteit: de binnen het Platform beschikbare functionaliteit waarmee toestemming van betrokkenen wordt uitgevraagd, vastgelegd, beheerd en ingetrokken, zoals nader bepaald in artikel 6.6.
Credit: de rekeneenheid waarin sourcingverbruik van de Balans wordt afgeschreven.
Dataleverancier: de gespecialiseerde externe dienstverlener die Applyfin op instructie van de Klant bevraagt bij een zoekopdracht of screening, en die als subverwerker optreedt onder de Verwerkersovereenkomst.
Gebruiker: een natuurlijke persoon aan wie de Klant toegang tot de Company verleent.
Job Slot: één unieke, actieve vacature binnen het Platform, zoals nader bepaald in artikel 8.
Klant: de onderneming of rechtspersoon voor wie een Company wordt aangemaakt of met wie Applyfin anderszins een Overeenkomst aangaat.
Offerte: het door Applyfin uitgebrachte en door de Klant aanvaarde aanbod, in welke vorm dan ook aangeduid, waarin aanvullende of afwijkende afspraken zijn vastgelegd. Een Offerte is niet vereist voor het gebruik van het Platform.
Overeenkomst: deze voorwaarden samen met de Bijlagen die op de Klant van toepassing zijn.
Pakket: de door de Klant gekozen vorm van dienstverlening, waaronder self-serve (ATS), beheerde uitvoering (RPO) en de hybride variant.
Partijen: Applyfin en de Klant gezamenlijk.
Platform: de door Applyfin ter beschikking gestelde webapplicatie voor werving en selectie, inclusief de daarbij horende integraties, automatiseringen en AI-functionaliteit.
Prijzenpagina: de pagina op de website van Applyfin waarop de actuele Pakketten, functionaliteit en tarieven zijn vermeld.
Privacy- en Informatiebeveiligingsbeleid: het door Applyfin gepubliceerde beleid waarin is uitgewerkt hoe Applyfin met persoonsgegevens omgaat en welke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zij treft, en dat als Bijlage deel uitmaakt van de Overeenkomst.
SLA: de optionele Bijlage waarin gegarandeerde beschikbaarheid, responstijden en compensatie zijn vastgelegd.
Verwerkersovereenkomst: de Bijlage die de verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 lid 3 AVG vormt.
2.2 Begrippen in enkelvoud hebben dezelfde betekenis in meervoud, en omgekeerd.
3. Totstandkoming en toepasselijkheid
3.1 De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat een Company wordt aangemaakt en deze voorwaarden daarbij worden aanvaard, dan wel op het moment dat de Klant een Offerte aanvaardt.
3.2 Degene die de Company aanmaakt, verklaart bevoegd te zijn de Klant te binden. Het Platform is uitsluitend bestemd voor gebruik in de uitoefening van beroep of bedrijf en niet voor consumenten.
3.3 Applyfin stelt deze voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst voorafgaand aan de aanvaarding langs elektronische weg ter beschikking, op een wijze waarop de Klant deze kan opslaan en later kan raadplegen (artikel 6:234 BW). De actuele versies zijn beschikbaar via de website en binnen de Company.
3.4 Applyfin legt van iedere aanvaarding het versienummer, het tijdstip en de aanvaardende Gebruiker vast.
3.5 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en leveringen van diensten door of namens Applyfin, en op ieder gebruik van het Platform.
3.6 De toepasselijkheid van inkoopvoorwaarden of andere algemene voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Een verwijzing door de Klant naar eigen voorwaarden wordt door Applyfin uitdrukkelijk niet aanvaard, ook niet indien deze voorwaarden de eigen voorwaarden van de Klant niet uitsluiten (artikel 6:225 lid 3 BW).
3.7 Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als Partijen die schriftelijk zijn overeengekomen. Een afwijking geldt uitsluitend voor het geval waarvoor zij is afgesproken.
4. De Overeenkomst en de bijlagen
4.1 De Bijlagen maken integraal onderdeel uit van de Overeenkomst.
4.2 Bij tegenstrijdigheid geldt de volgende rangorde, tenzij de Offerte uitdrukkelijk anders bepaalt en onverminderd artikel 4.3:
de Offerte, indien gesloten;
de SLA, indien afgenomen;
de Verwerkersovereenkomst;
deze voorwaarden;
het Privacy- en Informatiebeveiligingsbeleid.
4.3 De Verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de Overeenkomst en prevaleert boven alle andere documenten, met inbegrip van de Offerte en de SLA, uitsluitend voor zover het de bescherming van persoonsgegevens betreft.
4.4 De SLA is optioneel. De daarin opgenomen garanties en compensaties gelden uitsluitend indien de Klant de SLA blijkens de Offerte heeft afgenomen.
4.5 Zonder Offerte gelden deze voorwaarden, de Verwerkersovereenkomst en het Privacy- en Informatiebeveiligingsbeleid, samen met de op dat moment geldende Prijzenpagina.
5. Company, gebruikers en toegang
5.1 De Klant beheert zijn eigen Company en bepaalt welke Gebruikers toegang krijgen en met welke rechten. Handelingen van Gebruikers worden aan de Klant toegerekend.
5.2 De Klant houdt inloggegevens vertrouwelijk, deelt geen accounts tussen personen en meldt vermoedelijk misbruik onverwijld aan Applyfin.
5.3 Zolang binnen de Company geen geldig betalingsmandaat is geautoriseerd, kan de Klant geen vacatures publiceren en geen verbruiksafhankelijke functies gebruiken.
5.4 De Klant gebruikt het Platform en de API binnen redelijke gebruikslimieten en zet deze niet in voor doeleinden die in strijd zijn met de Overeenkomst of met wet- en regelgeving.
5.5 Applyfin mag een Company waarin gedurende twaalf aaneengesloten maanden geen gebruik heeft plaatsgevonden en waarin geen Balans resteert, beëindigen. Applyfin kondigt dit ten minste dertig dagen vooraf schriftelijk aan. Artikel 28 is van toepassing.
6. Het Platform en de Pakketten
6.1 Applyfin stelt het Platform ter beschikking conform het door de Klant gekozen Pakket. Een actueel overzicht van de functionaliteit per Pakket staat op de Prijzenpagina. Is een Offerte gesloten, dan is die bepalend voor wat de Klant heeft afgenomen.
6.2 Applyfin ontwikkelt het Platform door. Wijzigingen verlagen het overeengekomen functionele niveau niet wezenlijk.
6.3 Bij een Pakket met beheerde uitvoering verricht Applyfin wervingswerkzaamheden voor de Klant. De beslissing over het aannemen van een kandidaat ligt uitsluitend bij de Klant.
6.4 Applyfin voert de Overeenkomst uit naar beste inzicht en vermogen en volgens de eisen van goed vakmanschap. Applyfin mag daarbij derden inschakelen; voor subverwerkers geldt de Verwerkersovereenkomst.
6.5 De Klant stelt tijdig de informatie en toegang beschikbaar die Applyfin redelijkerwijs nodig heeft en staat in voor de juistheid daarvan. Loopt de uitvoering hierdoor vertraging op, dan komen de daaruit voortvloeiende extra kosten voor rekening van de Klant.
6.6 Consent-functionaliteit. Het Platform bevat standaard Consent-functionaliteit. Deze maakt deel uit van het Platform ongeacht of de Klant onboarding als bedoeld in artikel 15 afneemt. Applyfin levert de Consent-functionaliteit ingericht en werkend op en draagt daarvoor de verantwoordelijkheid zoals bepaald in artikel 4.7 van de Verwerkersovereenkomst. De Klant is verantwoordelijk voor het juist configureren en in stand houden daarvan binnen zijn Company.
7. Abonnement, billing cycle en facturatie
7.1 Een abonnement en billing cycle bedragen één kalendermaand. Facturatie vindt maandelijks achteraf plaats, op basis van het daadwerkelijke gebruik in de voorgaande cyclus.
7.2 De billing cycle start na succesvolle autorisatie van het betalingsmandaat via de door Applyfin ingeschakelde betaaldienstverlener.
7.3 De maandfactuur wordt uiterlijk tijdens de eerstvolgende verwerkingsronde na afloop van de cyclus aangemaakt en omvat uitsluitend:
het gebruik van Job Slots per type gedurende de afgesloten cyclus (artikel 8);
de kosten van afgenomen add-ons gedurende die cyclus (artikel 9).
7.4 De opwaardering van de Balans (artikel 10) en een eventuele onboardingvergoeding (artikel 15) maken geen deel uit van de maandfactuur en worden afzonderlijk verwerkt of gefactureerd.
7.5 Bij opzegging behoudt de Klant toegang tot het Platform tot het einde van de lopende cyclus. De factuur over die laatste cyclus wordt daarna normaal verwerkt. Het betalingsmandaat blijft geldig totdat de eindfactuur is voldaan.
8. Job Slots
8.1 Een Job Slot staat gelijk aan één unieke, actieve vacature: een vacature die binnen het Platform de status 'published' heeft gekregen en daarmee online is geweest.
8.2 Elke afzonderlijke, unieke gepubliceerde vacature telt als één Job Slot. Twee verschillende vacatures die elkaar in de tijd opvolgen, gelden als twee afzonderlijke Job Slots, ongeacht of zij gelijktijdig actief zijn geweest.
8.3 Per billing cycle wordt het aantal Job Slots per type geteld dat gedurende die cyclus actief is geweest.
8.4 Neemt de Klant een hybride Pakket af, dan geeft hij bij publicatie van iedere vacature aan of deze onder het self-serve Pakket of het beheerde Pakket valt. Op die vacature zijn de voorwaarden, inbegrepen Credits en tarieven van het gekozen Pakket van toepassing. Bij een exclusief Pakket vallen alle vacatures onder dat Pakket.
8.5 De status van iedere vacature en het bijbehorende tarief zijn vooraf te allen tijde inzichtelijk in het Platform.
9. Add-ons
9.1 De Klant kan de dienstverlening uitbreiden met add-ons. Add-ons zijn beschikbaar in combinatie met ieder Pakket. De scope en het tarief van iedere afgenomen add-on worden vastgelegd in het Platform of in een Offerte.
9.2 Add-ons worden gefactureerd naar hun aard:
verbruiksafhankelijk — uitsluitend gefactureerd wanneer de overeengekomen prestatie daadwerkelijk is opgeleverd en aan de vooraf vastgelegde criteria voldoet;
periodiek — een vast bedrag per billing cycle, gefactureerd gedurende de actieve looptijd van de add-on;
maatwerk — tegen een vooraf overeengekomen tarief, vastgelegd in een Offerte.
9.3 Wordt een add-on kosteloos aangeboden bij het behalen van een drempel, dan geldt die uitbreiding zolang de Klant aan de daarvoor gestelde voorwaarden voldoet.
9.4 Periodieke en maatwerk-add-ons kunnen door de Klant worden opgezegd met ingang van de eerstvolgende billing cycle, tenzij in de Offerte een afwijkende looptijd is overeengekomen.
10. Balans en Credits
10.1 De Balans is het door de Klant vooruitbetaalde tegoed binnen de Company, waaruit alle verbruiksafhankelijke diensten worden voldaan. Opwaardering wordt direct en afzonderlijk verwerkt en maakt geen deel uit van de maandfactuur.
10.2 De Klant kan de Balans op twee manieren opwaarderen:
handmatig — de Klant laadt de Balans op eigen initiatief op via het Platform;
automatisch — de Klant stelt in dat de Balans automatisch wordt aangevuld zodra het saldo onder een door hem geconfigureerd minimum daalt.
10.3 Afschrijving van de Balans vindt als volgt plaats:
eenmalige promotie — het volledige bedrag wordt afgeschreven op het moment dat de Klant de promotieopdracht bevestigt;
doorlopende promotie met een vast budget — het bedrag wordt gedurende de looptijd afgeschreven naar rato van het daadwerkelijke verbruik;
sourcing — Credits worden afgeschreven op het moment dat de betreffende actie wordt uitgevoerd.
10.4 Betaalde publicaties en campagnes worden afgeschreven tegen de kostprijs van het betreffende kanaal. De waarde van een Credit en de kosten per actie staan op de Prijzenpagina en zijn inzichtelijk in het Platform.
10.5 Is de Balans ontoereikend, dan worden verbruiksafhankelijke functies geblokkeerd tot opwaardering plaatsvindt en worden lopende promoties gepauzeerd. Applyfin is niet aansprakelijk voor de gevolgen van een ontoereikende Balans, tenzij sprake is van een toerekenbare tekortkoming aan haar zijde als bedoeld in artikel 24.1.
10.6 Bij beëindiging van de Overeenkomst wordt een resterende Balans terugbetaald conform artikel 28. Een eventuele minimumdrempel staat op de Prijzenpagina of in de Offerte.
11. Wisselen van Pakket
11.1 De Klant kan te allen tijde wisselen tussen de beschikbare Pakketten.
11.2 Een wijziging van het Pakket treedt in werking met ingang van de eerstvolgende billing cycle.
12. Tarieven en betaling
12.1 Is een Offerte gesloten, dan gelden de daarin vastgelegde tarieven. Bij gebreke daarvan gelden de tarieven zoals die op het moment van gebruik op de Prijzenpagina en in het Platform zijn vermeld. Het toepasselijke tarief is voor de Klant zichtbaar vóór iedere publicatie, bestelling of afschrijving.
12.2 Alle bedragen zijn exclusief btw en andere van overheidswege opgelegde heffingen.
12.3 Facturen worden voldaan binnen veertien kalenderdagen na factuurdatum. De betalingstermijn is een fatale termijn. Bij overschrijding is de Klant van rechtswege in verzuim, zonder dat een ingebrekestelling nodig is.
12.4 Vanaf het moment van verzuim is de Klant de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) verschuldigd, alsmede de buitengerechtelijke incassokosten berekend conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
12.5 Bezwaren tegen een factuur meldt de Klant schriftelijk binnen veertien dagen na factuurdatum, met een specificatie van het betwiste onderdeel. Een bezwaar schort de betalingsverplichting voor het niet-betwiste deel niet op.
13. Opschorting bij wanbetaling
13.1 Blijft de Klant na een schriftelijke betalingsherinnering met een termijn van dertig dagen in gebreke, dan mag Applyfin de toegang tot het Platform en de dienstverlening opschorten totdat het volledige openstaande bedrag is voldaan.
13.2 Opschorting laat de betalingsverplichting van de Klant en de overige rechten van Applyfin onverlet.
13.3 Opschorting leidt niet tot verwijdering van de gegevens van de Klant en doet de bewaartermijnen uit artikel 13 van de Verwerkersovereenkomst niet ingaan.
13.4 Applyfin is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit een rechtmatige opschorting.
14. Indexering
14.1 Applyfin mag de tarieven jaarlijks per 1 januari verhogen in lijn met de Consumentenprijsindex (CPI) voor alle huishoudens, zoals gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek.
14.2 De verhoging wordt berekend op basis van de procentuele wijziging van de CPI over de periode december tot december van het voorafgaande kalenderjaar.
14.3 Applyfin informeert de Klant uiterlijk 31 december schriftelijk over de nieuwe tarieven die per 1 januari ingaan. De eerste verhoging kan plaatsvinden op 1 januari van het kalenderjaar volgend op de totstandkoming van de Overeenkomst.
14.4 Een indexering conform dit artikel geldt niet als een wijziging in de zin van artikel 29 en geeft geen opzegrecht.
15. Onboarding
15.1 Onboarding is optioneel. Neemt de Klant deze af, dan verzorgt Applyfin een eenmalig onboardingtraject waarmee het Platform binnen veertien dagen live en klaar voor gebruik is. De inhoud van het traject staat op de Prijzenpagina en wordt bevestigd in de Offerte. Het niet afnemen van onboarding laat artikel 6.6 onverlet.
15.2 Vaste prijs. De overeengekomen onboardingvergoeding is een vaste vergoeding, ongeacht de complexiteit van de implementatie. Aanvullende kosten worden niet in rekening gebracht.
15.3 Tevredenheidsgarantie. Heeft de Klant binnen veertien dagen na livegang geen kwalitatieve sollicitanten ontvangen, of functioneert het Platform niet naar wens, dan betaalt Applyfin de volledige onboardingvergoeding terug. De Klant hoeft dit niet toe te lichten. Een beroep op deze garantie doet de Klant schriftelijk binnen die termijn van veertien dagen.
15.4 De tevredenheidsgarantie ziet uitsluitend op de onboardingvergoeding. Reeds verschuldigde vergoedingen voor Job Slots, add-ons en verbruik uit de Balans blijven verschuldigd.
16. Beschikbaarheid van het Platform
16.1 Applyfin spant zich in het Platform continu beschikbaar te houden en streeft daarbij naar een beschikbaarheid van ten minste 99,5% per kalendermaand. Dit is een inspanningsverplichting.
16.2 Realtime status en historie zijn beschikbaar op de statuspagina van Applyfin.
16.3 Niet als onbeschikbaarheid gelden:
gepland onderhoud — ten hoogste eenmaal per kalendermaand, op zondag tussen 22:00 en 02:00 uur (Europe/Amsterdam), maximaal vier uur, ten minste achtenveertig uur vooraf aangekondigd via de statuspagina;
upstream-storingen — onbeschikbaarheid bij toeleveranciers buiten de redelijke controle van Applyfin, waaronder hosting, netwerk, betaaldienstverleners en jobboards;
overmacht en andere oorzaken buiten de redelijke controle van Applyfin (artikel 19);
oorzaken toerekenbaar aan de Klant — handelen of nalaten van de Klant, diens eigen integraties of door hem ingeschakelde derden.
16.4 Dit artikel geeft de Klant geen recht op compensatie, korting of restitutie. Gegarandeerde beschikbaarheid, gegarandeerde responstijden en de bijbehorende compensatieregeling gelden uitsluitend indien de Klant de SLA heeft afgenomen (artikel 4.4).
17. Support
17.1 Beschikbaarheid. Maandag tot en met vrijdag van 9:00 tot 18:00 uur (Europe/Amsterdam), Nederlandse feestdagen uitgezonderd.
17.2 Kanalen. Telefoon, WhatsApp, e-mail en op verzoek videobellen. Daarnaast zijn buiten kantoortijden een AI-chatbot en een e-learningomgeving beschikbaar.
17.3 Eerste responstijd. Maximaal twee uur tijdens supporturen.
17.4 Kritieke storingen. Responstijd van één uur, ook buiten kantooruren. Onder een kritieke storing wordt verstaan een storing waardoor het Platform geheel onbruikbaar is, of waardoor geen vacatures kunnen worden gepubliceerd of sollicitaties kunnen worden ontvangen.
17.5 De in dit artikel genoemde tijden zijn responstijden en geen oplostijden. Overschrijding geeft geen recht op compensatie, tenzij de Klant de SLA heeft afgenomen.
18. Garanties met betrekking tot het Platform
18.1 Future-proof. Alle toekomstige functionaliteit binnen het afgenomen Pakket is zonder meerkosten inbegrepen, evenals aanpassingen aan workflows en procedures. Dit geldt niet voor verbruiksafhankelijke diensten uit de Balans (artikel 10) en voor afzonderlijk geprijsde add-ons (artikel 9).
18.2 Open platform. De Klant heeft volledige API-toegang tot zijn eigen gegevens, binnen redelijke gebruikslimieten. Aan export of beëindiging zijn geen kosten of aanvullende voorwaarden verbonden, een en ander behoudens de licentiebeperking van artikel 18.4.
18.3 Eigendom van gegevens. De Klant is en blijft eigenaar van alle gegevens die hij in het Platform invoert of laat invoeren, en van alle gegevens die binnen zijn Company ontstaan. Daaronder vallen mede de identificerende gegevens van geshortliste kandidaten, de door verrijking toegevoegde contactgegevens, en alle status-, proces- en correspondentiegegevens.
18.4 Licentiebeperking op velden van de Dataleverancier. Applyfin betrekt een deel van de kandidaatgegevens onder licentie van de Dataleverancier. Op de volgende velden rust een licentiebeperking die verstrekking aan derden niet toestaat: arbeidsverleden, opleidingsgeschiedenis, headline, samenvattingstekst, vaardigheden en arbeidsmarktsignalen. Deze velden zijn binnen het Platform beschikbaar voor het gebruik waarvoor de Klant ze heeft opgevraagd, maar worden niet geëxporteerd en vallen buiten de teruggave bedoeld in artikel 28. Applyfin informeert de Klant bij aanvang over de omvang van deze uitsluiting en meldt wijzigingen daarin conform de procedure voor subverwerkers in artikel 9.2 van de Verwerkersovereenkomst.
18.5 Rechten van betrokkenen blijven onverlet. De beperking van artikel 18.4 berust uitsluitend op de licentievoorwaarden van de Dataleverancier en niet op een grond uit de AVG. Verzoekt een kandidaat om inzage in of overdraagbaarheid van zijn eigen persoonsgegevens (artikelen 15 en 20 AVG), dan verstrekt Applyfin ook deze velden. Voor het overige geldt artikel 21 en de Verwerkersovereenkomst.
19. Overmacht
19.1 In aanvulling op artikel 6:75 BW geldt als overmacht iedere omstandigheid buiten de redelijke controle van Applyfin, waaronder storingen of uitval bij hosting-, netwerk- of betaaldienstverleners en jobboards, cyberaanvallen, uitval van telecommunicatie of elektriciteit, overheidsmaatregelen en werkstakingen bij toeleveranciers.
19.2 Tijdens een overmachtsituatie worden de verplichtingen van Applyfin opgeschort. Applyfin informeert de Klant zo spoedig mogelijk over de aard en de verwachte duur.
19.3 Duurt de overmachtsituatie ten minste dertig kalenderdagen, dan mag elke Partij de Overeenkomst schriftelijk geheel of gedeeltelijk ontbinden.
19.4 In een overmachtsituatie is Applyfin geen schadevergoeding verschuldigd. Reeds geleverde prestaties worden naar rato afgerekend. Dit artikel laat de verplichtingen van Applyfin uit de Verwerkersovereenkomst en uit artikel 32 AVG onverlet.
20. Vertrouwelijkheid
20.1 Partijen behandelen alle informatie die zij van elkaar ontvangen vertrouwelijk en maken deze niet zonder voorafgaande toestemming aan derden bekend. Applyfin behandelt de gegevens en materialen binnen de Company van de Klant vertrouwelijk.
20.2 Partijen nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om de vertrouwelijkheid te waarborgen. Voor persoonsgegevens zijn deze maatregelen nader uitgewerkt in de Verwerkersovereenkomst en het Privacy- en Informatiebeveiligingsbeleid.
20.3 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:
al openbaar was of openbaar is geworden zonder schending van deze verplichting;
door de ontvangende Partij zelfstandig is ontwikkeld zonder gebruik van de vertrouwelijke informatie;
op grond van een wettelijke plicht of een bevel van een bevoegde autoriteit openbaar moet worden gemaakt. De betreffende Partij informeert de andere Partij hierover vooraf, voor zover dat is toegestaan.
20.4 De geheimhoudingsplicht geldt gedurende de looptijd van de Overeenkomst en drie jaar daarna. Voor persoonsgegevens geldt deze beperking in de tijd niet; daarvoor is artikel 7.4 van de Verwerkersovereenkomst van toepassing.
20.5 Teruggave en verwijdering van gegevens en materialen bij beëindiging zijn geregeld in artikel 28 en in de Verwerkersovereenkomst.
21. Persoonsgegevens
21.1 Applyfin richt haar dienstverlening in conform de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de AVG.
21.2 De Verwerkersovereenkomst vormt de verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 lid 3 AVG en wordt door de Klant aanvaard bij het aanmaken van de Company, dan wel bij aanvaarding van de Offerte. Zij bevat de rolverdeling tussen Partijen, de instructiebevoegdheid, de beveiligingsmaatregelen, de regeling voor subverwerkers, bijstand, doorgifte, bewaring, teruggave, verwijdering en audits.
21.3 In geval van strijdigheid prevaleert de Verwerkersovereenkomst boven de overige documenten, uitsluitend voor zover het de bescherming van persoonsgegevens betreft.
21.4 Het Privacy- en Informatiebeveiligingsbeleid van Applyfin geldt als nadere uitwerking van de Verwerkersovereenkomst en is beschikbaar op de website van Applyfin.
22. Kunstmatige intelligentie
22.1 De binnen het Platform ingezette AI-systemen kwalificeren als hoog-risico in de zin van Annex III, punt 4, van de EU AI Act (Verordening (EU) 2024/1689). Applyfin is provider. De Klant is deployer zodra hij de AI-functionaliteit inzet, en wordt bij activering op zijn verplichtingen als deployer gewezen.
22.2 AI-uitkomsten dienen uitsluitend ter ondersteuning van de recruiter. Iedere beslissing over een kandidaat vereist menselijke beoordeling. AI-uitkomsten kunnen worden ingezien, overruled en per Gebruiker of functietype worden uitgeschakeld (artikel 14 AI Act).
22.3 Het is de Klant niet toegestaan het Platform in te zetten voor onder de AI Act verboden toepassingen, waaronder emotieherkenning, sociale scoring en het afleiden van bijzondere persoonsgegevens uit biometrie (artikel 5 AI Act).
22.4 De inzet van AI wordt gelogd en is voor de Klant beschikbaar. Transparantie richting kandidaten, logging en data governance zijn nader beschreven in het Privacy- en Informatiebeveiligingsbeleid.
23. Intellectueel eigendom
23.1 De Klant behoudt het eigendom van en de zeggenschap over zijn eigen gegevens en over alle content, advertenties en overige materialen die in het kader van de Overeenkomst voor de Klant worden ontwikkeld en in naam van de Klant worden ingezet.
23.2 Applyfin verleent de Klant voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om het Platform te gebruiken binnen het afgenomen Pakket. De Klant verkrijgt geen eigendomsrechten of verdergaande licentie op de software, technische infrastructuur of systemen van Applyfin, onverminderd de gebruiksrechten, API-toegang en data-export die elders in de Overeenkomst aan de Klant zijn verleend.
23.3 Bij beëindiging van de Overeenkomst vervallen de verleende rechten en licenties, onverminderd artikel 28.
23.4 Applyfin mag geaggregeerde gegevens die niet tot een natuurlijke persoon of tot de Klant herleidbaar zijn, gebruiken voor statistische doeleinden en voor de verbetering van haar dienstverlening, voor zover dit verenigbaar is met de Verwerkersovereenkomst. Deze gegevens zijn geanonimiseerd in de zin van overweging 26 AVG.
24. Aansprakelijkheid
24.1 Elke Partij is aansprakelijk voor schade, boetes en claims die voortvloeien uit een toerekenbare tekortkoming aan haar zijde. Aan de zijde van Applyfin valt daaronder in elk geval ontoereikende beveiliging, onrechtmatige verwerking, een tekortkoming in de door haar geleverde onboarding, platforminrichting, Consent-functionaliteit, AI-toepassingen, workflows of support, de handelingen bedoeld in artikel 4.8 van de Verwerkersovereenkomst, en schending van haar verwerkersverplichtingen (artikel 28 AVG). Aan de zijde van de Klant valt daaronder in elk geval het invoeren van onrechtmatig verkregen gegevens, het uitschakelen of onjuist configureren van de Consent-functionaliteit, eigen integraties die de naleving van de AVG aantasten, en het verlenen van ongeautoriseerde toegang. Geen van beide Partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming aan de zijde van de ander.
24.2 Voor zover nakoming niet blijvend onmogelijk is, ontstaat aansprakelijkheid van Applyfin pas nadat de Klant Applyfin schriftelijk in gebreke heeft gesteld en een redelijke termijn voor herstel heeft gegeven. Dit vereiste geldt niet voor aansprakelijkheid wegens een datalek of een schending van de AVG.
24.3 De totale aansprakelijkheid van elke Partij jegens de andere uit hoofde van of in verband met de Overeenkomst is per kalenderjaar beperkt tot € 20.000. Deze beperking geldt niet voor:
schade als gevolg van opzet of bewuste roekeloosheid;
de verplichting tot betaling van de verschuldigde vergoedingen;
aansprakelijkheid voor een datalek of schending van de AVG, waarvoor een afzonderlijk plafond van € 100.000 per kalenderjaar geldt.
24.4 Geen van beide Partijen is jegens de andere aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie en reputatieschade. Deze uitsluiting geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid. Het afzonderlijke plafond voor een datalek of een schending van de AVG uit artikel 24.3 ziet uitsluitend op de omvang van de aansprakelijkheid en breidt de soorten schade waarvoor aansprakelijkheid bestaat niet uit.
24.5 Dit artikel is van toepassing op de aansprakelijkheid en de vrijwaring uit hoofde van de Verwerkersovereenkomst, conform artikel 15.4 daarvan.
25. Vrijwaring
25.1 De Klant vrijwaart Applyfin tegen alle claims, schade, aansprakelijkheden en kosten, inclusief redelijke advocaatkosten, die voortvloeien uit:
door de Klant aangeleverde materialen die inbreuk maken op rechten van derden;
schending van toepasselijke wet- en regelgeving door de Klant;
onrechtmatig gebruik van de diensten door de Klant.
25.2 Applyfin vrijwaart de Klant tegen alle claims, schade, aansprakelijkheden en kosten, inclusief redelijke advocaatkosten, die voortvloeien uit:
inbreuk door Applyfin op intellectuele eigendomsrechten van derden;
schending van toepasselijke wet- en regelgeving door Applyfin;
nalatigheid of opzettelijk wangedrag van Applyfin.
25.3 Voorwaarde voor vrijwaring is dat de gevrijwaarde Partij:
de andere Partij onverwijld schriftelijk informeert over de claim;
de andere Partij de leiding geeft over de verdediging en een eventuele schikking;
alle redelijke medewerking verleent aan de verdediging of schikking.
25.4 De gevrijwaarde Partij mag op eigen kosten aan de verdediging deelnemen. De vrijwarende Partij treft geen schikking die aan de gevrijwaarde Partij een verplichting oplegt of een erkenning van aansprakelijkheid inhoudt, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van die Partij.
25.5 Op de vrijwaring zijn de beperkingen van artikel 24.3 en 24.4 van toepassing.
25.6 Voor aanspraken die verband houden met de verwerking van persoonsgegevens geldt de vrijwaringsregeling van artikel 15.3 van de Verwerkersovereenkomst. Die regeling prevaleert boven artikel 25.3 en 25.4.
26. Looptijd en opzegging
26.1 De Overeenkomst wordt aangegaan voor minimaal één maand, tenzij in de Offerte een langere minimumtermijn is overeengekomen.
26.2 Na de minimumtermijn kan de Klant op twee manieren opzeggen:
schriftelijk met een opzegtermijn van één week. De Overeenkomst eindigt aan het einde van de lopende billing cycle, of aan het einde van de daaropvolgende cyclus indien binnen één week voor het einde van de lopende cyclus wordt opgezegd;
door het intrekken van het betalingsmandaat in het Platform. De Overeenkomst eindigt dan aan het einde van de lopende billing cycle. Omdat facturatie achteraf plaatsvindt, volgt nog één definitieve eindafrekening over het gebruik in de laatste cyclus.
26.3 Applyfin kan de Overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van één kalendermaand, tegen het einde van een billing cycle.
26.4 De toegang tot het Platform blijft actief tot de beëindigingsdatum.
26.5 Reeds verschuldigde bedragen worden niet gerestitueerd. Een resterende Balans wordt terugbetaald conform artikel 28.
26.6 Het opzegrecht van de Klant op grond van artikel 9.3 van de Verwerkersovereenkomst, in verband met een bezwaar tegen een subverwerker, laat dit artikel onverlet.
27. Beperking en beëindiging bij wangedrag
27.1 Applyfin kan de toegang tot haar diensten beperken, opschorten of beëindigen, zonder restitutie van reeds verschuldigde bedragen, indien de Klant:
de overeengekomen richtlijnen of voorwaarden schendt;
storend gedrag vertoont of de samenwerking structureel bemoeilijkt;
de uitvoering van werkzaamheden of de deelname van andere klanten belemmert.
27.2 Applyfin waarschuwt de Klant vooraf schriftelijk en geeft een redelijke termijn om de situatie te herstellen, tenzij de aard of de ernst van de schending dat niet toelaat.
27.3 Een beperking of opschorting op grond van dit artikel leidt niet tot verwijdering van de gegevens van de Klant en doet de bewaartermijnen uit artikel 13 van de Verwerkersovereenkomst niet ingaan.
27.4 Bij beëindiging op grond van dit artikel gelden artikel 28 en artikel 31 onverkort.
28. Exit en dataportabiliteit
28.1 De Klant kan zijn gegevens gedurende de looptijd van de Overeenkomst zelf exporteren via het Platform en de API.
28.2 Bij beëindiging van de Overeenkomst, om welke reden dan ook, zal Applyfin binnen zeven werkdagen na de beëindigingsdatum:
de toegang tot de bedrijfscontent binnen de Company intrekken;
lopende advertentiecampagnes pauzeren of, indien de Klant dat wenst, aan de Klant overdragen;
een resterende Balans terugstorten op de bankrekening van de Klant.
28.3 Kopie van de gegevens. De Klant kan tot dertig dagen na de beëindigingsdatum verzoeken om een kopie van de gegevens binnen zijn Company, in een van de beschikbare formats (.csv, .xlsx, .sql). Applyfin verstrekt deze kopie binnen zeven werkdagen na ontvangst van het verzoek en brengt hiervoor geen kosten in rekening. De velden bedoeld in artikel 18.4 maken van deze kopie geen deel uit.
28.4 Keuze van de Klant en verwijdering. De Klant bepaalt of Applyfin de persoonsgegevens die zij namens hem heeft verwerkt na afloop van de Overeenkomst wist dan wel aan hem terugbezorgt. Maakt de Klant die keuze niet binnen de termijn van artikel 28.3, dan wist Applyfin de gegevens. Na het verstrijken van die termijn verwijdert Applyfin de Company en de daarin verwerkte persoonsgegevens, met inbegrip van bestaande kopieën. Kopieën in back-ups worden verwijderd bij het verstrijken van de reguliere back-upretentie en zijn tot dat moment uitsluitend toegankelijk voor herstel na een incident. Voor zover een wettelijke bewaarplicht dat vereist, bewaart Applyfin de betreffende gegevens gepseudonimiseerd en uitsluitend voor het doel waarvoor die bewaarplicht is gesteld, een en ander conform artikel 13 van de Verwerkersovereenkomst.
29. Wijziging van deze voorwaarden en van de tarieven
29.1 Applyfin mag deze voorwaarden en de op de Prijzenpagina vermelde tarieven wijzigen. Applyfin kondigt een wijziging schriftelijk of elektronisch aan, met een redelijke termijn van ten minste dertig dagen voor de datum van inwerkingtreding.
29.2 Verslechtert een wijziging de positie van de Klant wezenlijk, dan kan de Klant de Overeenkomst schriftelijk opzeggen tegen de datum van inwerkingtreding. De Klant doet dit binnen dertig dagen na de aankondiging. Een tariefverhoging die verder gaat dan de indexering uit artikel 14 geldt in elk geval als een wezenlijke verslechtering. Zegt de Klant niet tijdig op, dan geldt de gewijzigde versie vanaf de datum van inwerkingtreding.
29.3 Reeds bevestigde publicaties, bestellingen en afschrijvingen uit de Balans worden door een tariefwijziging niet geraakt.
29.4 Wijzigingen die noodzakelijk zijn op grond van dwingend recht of een bevel van een bevoegde autoriteit kunnen met een kortere termijn ingaan. In dat geval geldt geen opzegrecht op grond van artikel 29.2.
29.5 Zijn in een Offerte tarieven vastgelegd, dan blijven die gedurende de looptijd daarvan ongewijzigd, behoudens de indexering uit artikel 14.
29.6 Wijzigingen of aanvullingen op een Offerte zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen en door beide Partijen zijn bevestigd.
29.7 Op wijziging van de Verwerkersovereenkomst is dit artikel van overeenkomstige toepassing, met inachtneming van artikel 16.2 daarvan.
30. Overdracht van rechten en verplichtingen
30.1 De Klant kan rechten of verplichtingen uit de Overeenkomst niet overdragen aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Applyfin. Deze bepaling heeft goederenrechtelijke werking als bedoeld in artikel 3:83 lid 2 BW.
30.2 Applyfin mag haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst overdragen in het kader van een fusie, overname of reorganisatie van haar onderneming. Applyfin informeert de Klant hierover vooraf.
30.3 Applyfin mag bij de uitvoering derden inschakelen. Voor subverwerkers geldt de regeling in de Verwerkersovereenkomst.
31. Nawerking
31.1 De volgende bepalingen blijven na het einde van de Overeenkomst van kracht: artikel 18 (garanties, eigendom van gegevens en licentiebeperking), artikel 20 (vertrouwelijkheid), artikel 21 (persoonsgegevens), artikel 22 (kunstmatige intelligentie), artikel 23 (intellectueel eigendom), artikel 24 (aansprakelijkheid), artikel 25 (vrijwaring), artikel 28 (exit en dataportabiliteit), dit artikel 31 en artikel 32 (toepasselijk recht en geschillen).
31.2 Daarnaast blijven bepalingen van kracht die naar hun aard bestemd zijn om na beëindiging voort te duren, waaronder de verplichting tot betaling van reeds verschuldigde vergoedingen.
31.3 De nawerking van de Verwerkersovereenkomst is geregeld in artikel 16.3 daarvan.
32. Toepasselijk recht en geschillen
32.1 Op de Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
32.2 Partijen spannen zich in om geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst in eerste instantie in onderling overleg op te lossen.
32.3 Komen Partijen niet binnen dertig dagen tot een oplossing, dan wordt het geschil voorgelegd aan de rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht, die bij uitsluiting bevoegd is, tenzij de wet dwingend een andere rechter aanwijst.
32.4 Artikel 32.2 belet geen van beide Partijen om een voorlopige voorziening te vragen of conservatoire maatregelen te treffen.
33. Slotbepalingen
33.1 Is een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen vervangen de betreffende bepaling door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling.
33.2 Deze voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands. Bij een vertaling prevaleert de Nederlandse tekst.
33.3 Deze versie vervangt alle eerdere versies van de algemene voorwaarden van Applyfin.