12 vragen voor een candidate experience-enquête: een exit-enquête template

Als u wilt weten waar uw wervingsproces goede mensen verliest, vraag het dan aan degenen die het hebben doorlopen. Met dit exit-enquêtesjabloon krijgt u 12 vragen over de kandidaatervaring die u kunt versturen nadat een kandidaat het proces heeft afgerond of is afgehaakt, zodat u precies kunt zien welke fasen frustratie, verwarring of desinteresse veroorzaken.

U krijgt ook twee e-mailsjablonen om de enquête te versturen (één voor kandidaten die het proces hebben afgerond, één voor wie zich heeft teruggetrokken), een eenvoudige scoringsmethode om verbeteringen te prioriteren en een uitgewerkt voorbeeld waarin echte feedback van 30 sollicitanten voor een customer success-functie bij een SaaS-bedrijf in Utrecht wordt geïnterpreteerd. Gebruik de resultaten om wijzigingen door te voeren die uw acceptatiegraad van aanbiedingen verhogen en vroegtijdige uitval verminderen.

Sjabloon 1: De exit-enquête met 12 vragen

Wanneer te gebruiken: Stuur deze enquête naar elke kandidaat binnen 48 uur na een definitieve beslissing, of ze nu zijn aangenomen, afgewezen of zelf zijn afgehaakt. Hoe dichter bij de ervaring, hoe nauwkeuriger de feedback.

Het sjabloon: 12 vragen, elk gekoppeld aan een specifieke fase van het wervingsproces. Vervang [Functie] en [Bedrijf] door de daadwerkelijke functie en bedrijfsnaam.

1. Hoe duidelijk was de vacaturetekst voor [Functie] bij [Bedrijf]? (1 = zeer onduidelijk, 5 = zeer duidelijk)
2. Hoe lang duurde het om de sollicitatie af te ronden? (Minder dan 10 min / 10–20 min / 20–30 min / Meer dan 30 min)
3. Hoe beoordeelt u de snelheid van de eerste reactie nadat u had gesolliciteerd? (1–5)
4. Kreeg u in elke fase van het proces een statusupdate? (Ja / Nee)
5. Hoe relevant vond u de interviewvragen voor de daadwerkelijke functie? (1–5)
6. Hoe goed legden de interviewers de functie, het team en wat succes inhoudt uit? (1–5)
7. Hoe beoordeelt u de algehele professionaliteit van de gesprekken? (1–5)
8. Hoe duidelijk en bruikbaar was de feedback die u na de gesprekken ontving? (1–5)
9. Hoe eerlijk voelde het besluitvormingsproces? (1–5)
10. Hoe concurrerend was het aanbod (of het proces) vergeleken met uw verwachtingen? (1–5)
11. Hoe lang duurde het van het laatste gesprek tot het ontvangen van een aanbod of afwijzing? (Minder dan 3 dagen / 3–7 dagen / 1–2 weken / Meer dan 2 weken)
12. Hoe waarschijnlijk is het dat u [Bedrijf] op basis van uw ervaring zou aanbevelen als plek om te solliciteren? (1–5)

Tips om het aan te passen:

• Houd de enquête anoniem. Kandidaten die bang zijn dat hun feedback toekomstige kansen beïnvloedt, geven minder eerlijke antwoorden. Gebruik een eenvoudig formulierhulpmiddel dat de identiteit van de respondent niet bijhoudt.
• Verstuur de enquête binnen 48 uur. Daarna vervaagt de herinnering en dalen de responspercentages sterk.
• Voeg aan het einde een open vraag toe als u kwalitatieve details wilt: “Is er nog iets dat u over uw ervaring wilt delen?” Houd deze optioneel.
• Als u Applyfin gebruikt, kunt u het versturen van deze enquête automatiseren via pipeline-automatiseringen, zodat deze wordt verzonden zodra de status van een kandidaat verandert naar aangenomen, afgewezen of teruggetrokken.

Sjabloon 2: E-mail naar kandidaten die het proces hebben afgerond

Wanneer te gebruiken: Nadat u een definitieve beslissing hebt genomen en de kandidaat hebt geïnformeerd, ongeacht of u hem of haar hebt aangenomen of afgewezen. Deze e-mail vraagt om feedback van mensen die het volledige proces hebben doorlopen.

Het sjabloon:

Onderwerp: Korte enquête over uw ervaring met solliciteren naar [Functie] bij [Bedrijf]

Hallo [Voornaam kandidaat],

Bedankt dat u de tijd hebt genomen om ons wervingsproces voor de functie [Functie] te doorlopen. We werken voortdurend aan het verbeteren van onze manier van werven, en uw perspectief zou ons daarbij enorm helpen.

Zou u bereid zijn om 12 korte vragen over uw ervaring te beantwoorden? De enquête is anoniem en duurt minder dan 3 minuten.

[Link naar enquête]

We stellen uw eerlijkheid op prijs; het helpt ons direct om het proces voor toekomstige kandidaten te verbeteren.

Met vriendelijke groet, [Uw naam] [Bedrijf]

Tips om het aan te passen:

• Vermeld altijd de voornaam van de kandidaat en de exacte functie waarop hij of zij heeft gesolliciteerd. Een algemene “Beste kandidaat”-mail wordt genegeerd.
• Noem de tijdsinvestering (“minder dan 3 minuten”) en de anonimiteit in de e-mail. Beide verhogen de respons.
• Als u de kandidaat hebt afgewezen, stuur deze e-mail dan binnen een dag na de afwijzing. Een snelle follow-up toont respect en houdt de deur open voor toekomstige functies.

Sjabloon 3: E-mail naar kandidaten die zijn afgehaakt

Wanneer te gebruiken: Nadat een kandidaat zich heeft teruggetrokken uit het proces of langer dan een week niets van zich heeft laten horen. Deze e-mail erkent dat hij of zij is gestopt en vraagt naar de reden, zonder aan te dringen op hernieuwde betrokkenheid.

Het sjabloon:

Onderwerp: We zagen dat u zich hebt teruggetrokken uit het proces voor [Functie] bij [Bedrijf]

Hallo [Voornaam kandidaat],

We hebben gezien dat u hebt besloten om niet verder te gaan met uw sollicitatie voor [Functie]. We respecteren uw beslissing en zouden oprecht graag willen weten wat daartoe heeft geleid.

Als u ervoor openstaat, hebben we een korte, anonieme enquête (12 vragen, minder dan 3 minuten) die naar uw ervaring vraagt. Uw antwoorden helpen ons te ontdekken waar ons proces tekortschiet, zodat we het voor anderen kunnen verbeteren.

[Link naar enquête]

Er is geen enkele verwachting dat u opnieuw in gesprek gaat of zich verder verklaart. Alleen eerlijke feedback, als u dat wilt.

Bedankt dat u [Bedrijf] hebt overwogen, en we wensen u veel succes bij uw zoektocht.

Met vriendelijke groet, [Uw naam] [Bedrijf]

Tips om het aan te passen:

• De toon moet laagdrempelig zijn. Vermijd zinnen als “we zouden u graag terugzien” of “we zijn nog steeds geïnteresseerd”. Dat kan aanvoelen als een verkooppraatje. Het doel is begrip, niet herwerving.
• Benadruk nogmaals de anonimiteit. Kandidaten die zijn afgehaakt, kunnen bang zijn dat negatieve feedback een brug opblaast. Maak duidelijk dat de enquête niet aan hun identiteit is gekoppeld.
• Als u uitval überhaupt wilt verminderen, begin dan met begrijpen waarom kandidaten halverwege het proces afhaken. De enquêtedata laten u de patronen zien, maar dat artikel geeft u preventieve stappen.

Sjabloon 4: Scoringsmethode om verbeteringen te prioriteren

Wanneer te gebruiken: Nadat u ten minste 15–20 enquêtereacties hebt verzameld. Met minder kunnen individuele uitschieters het beeld vertekenen. Deze methode zet ruwe feedback om in een gerangschikte lijst van problemen, zodat u eerst aanpakt wat het meeste pijn doet.

Het sjabloon: Een eenvoudige scoringsmatrix. Bereken voor elk van de 12 vragen drie getallen:

• Gemiddelde score: Het gemiddelde van alle beoordelingen van 1–5. Voor meerkeuzevragen zoals de sollicitatieduur zet u de bereiken om naar een schaal van 1–5: minder dan 10 min = 5, 10–20 min = 4, 20–30 min = 2, meer dan 30 min = 1.
• Percentage negatieve reacties: Het aandeel kandidaten dat een score van 1 of 2 gaf (of de equivalente negatieve keuze).
• Prioriteitsscore: (5 - gemiddelde score) × (% negatieve reacties × 100). Dit weegt zowel hoe slecht de ervaring was als hoeveel mensen erdoor werden getroffen. Een vraag met een laag gemiddelde en een hoog percentage negatief krijgt een hoge prioriteitsscore.

Sorteer de vragen vervolgens op prioriteitsscore, van hoog naar laag. Stel een drempel in voor onmiddellijke actie. Een prioriteitsscore boven de 60 duidt meestal op een probleem dat zowel ernstig als algemeen genoeg is om nu aan te pakken.

Uitgewerkt voorbeeld: Een SaaS-bedrijf in Utrecht enquêteerde 30 sollicitanten voor een functie als Customer Success Manager. Hier is een deel van hun resultaten:

Communicatiesnelheid scoorde 88, ruim boven de drempel van 60. Het team zag ook dat 40% van de kandidaten het een 1 of 2 gaf, en meerdere voegden open opmerkingen toe zoals “Ik heb twee weken gewacht zonder enige update.” De oplossing was eenvoudig: ze stelden een interne SLA in om elke sollicitatie binnen twee werkdagen te bevestigen en een korte statusupdate te sturen als een beslissing vertraging opliep. Drie maanden later steeg de gemiddelde score op die vraag naar 4,1 en daalde het aandeel negatief naar 12%.

Duidelijkheid van feedback scoorde 66, ook boven de drempel. De hiring manager begon kandidaten na elke interviewronde één specifieke sterkte en één verbeterpunt te geven, in plaats van een algemeen “we hebben voor iemand anders gekozen.” Relevantie van interviewvragen scoorde 30, onder de drempel, dus het team besloot dit te monitoren maar de interviewvragen nog niet te herzien.

Tips om resultaten te interpreteren:

• Jaag niet op elk getal. Pak eerst de één of twee items met de hoogste prioriteit aan en enquêteer na 3–6 maanden opnieuw om te zien of de scores zijn verbeterd.
• Kruis lage scores met uitvaldata. Als een fase zowel een lage enquêtescore als een hoog uitvalpercentage heeft, kost het u vrijwel zeker aannames.
• Gebruik voor een breder beeld van wat een proces kandidaatvriendelijk maakt deze checklist met 10 punten naast uw enquêtescores. Deze behandelt gebieden zoals mobielvriendelijke sollicitaties en transparante tijdlijnen die de enquête indirect kan signaleren.

Verstuur de enquête, verzamel ten minste 20 reacties, scoor de resultaten en pak het probleem met de hoogste prioriteit als eerste aan. Die ene wijziging vermindert vaak uitval en verbetert de acceptatie van aanbiedingen meer dan een dozijn kleine aanpassingen.

Hoe Applyfin helpt: De screening agents van Applyfin kunnen deze enquête automatisch versturen zodra de status van een kandidaat verandert, zodat u nooit een feedbackmoment mist. Met de samenwerkingstools van het platform kan uw team geaggregeerde scores en opmerkingen van kandidaten op één plek bekijken, waardoor het eenvoudig is om patronen te herkennen en het eens te worden over verbeteringen. Begin gratis: 500 gratis profielen per maand en uw eerste vacature gratis, geen verkoopgesprek nodig.